木牛流馬が動かない

テクノロジーや気付きによる日常生活のアップデートに焦点をあて、個人と世界が変わる瞬間に何が起きるのかを見極めるブログ。テーマは人類史、芸術文化、便利ツール、育児記録、書評など。

タスク管理ツールはTrello一択

タスク管理ツールのTrelloを紹介します。 この手のツールとしては最も使いやすいんでないかと思っています。

Trelloとは

JIRAで有名なアトラシアンが提供しているタスク管理ツールです。 アトラシアンはよく元の開発会社を買収した、と絶賛したい。

Trelloは、カード型の「タスク」をリストで管理する方式のUIです。 そのため、GTDまたはカンバンでタスク管理するならば、大変オススメです。 カードを移動するときは、ドラッグ&ドロップで簡単にできるのもウレシイ。

カンバンとは

トヨタ自動車発祥の生産管理方式。 本来は、納品物(完成形)をはじめに定義しそれに必要なものを揃えていく、というプロセス管理手法です。

最近では、単にタスクをカード型に見える化することをカンバンと呼ぶこともあるようです。きっと、用語だけ取り入れて導入した気分になっちゃったんでしょうね。。。

https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%81%8B%E3%82%93%E3%81%B0%E3%82%93_(%E3%82%BD%E3%83%95%E3%83%88%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2%E9%96%8B%E7%99%BA)#.E3.82.BF.E3.82.B9.E3.82.AF.E3.81.AE.E7.8A.B6.E6.85.8B.E3.82.92.E5.8F.AF.E8.A6.96.E5.8C.96.E3.81.97.E3.81.9F.E3.81.8B.E3.82.93.E3.81.B0.E3.82.93

基本的な使い方

Trelloは自由度が高すぎて、最初は何をどうして良いかよく分からないと思います。Evernoteもそうですが、慣れてくればとても便利なのですが、最初はテンプレートをそのまま使って、だんだんカスタマイズしていくやり方がよいかと思います。

というわけで、定番の使い方を紹介。

  • ボード … 1プロジェクト:1ボードに対応します。私は「やりたいことリスト」をプロジェクトとみなし、登録しています。
  • リスト … とりあえずToDo Doing Doneの3種類あればOK。私はボード内容に応じて、Pending(寝かすor待ちのタスク) やIn-Review(作業は終わったけどレビュー中のタスク) を作ることがあります。
  • カード … 実際の作業内容を可能な限り細かく書きます。

f:id:euphoniumize-45th:20171204225852p:plain (ブログ用のボードは、DoingのかわりにWritingにしています)

私は、Wunderlistと並行して使っています。使い分けとしては、Wunderlistで「プロジェクト」を管理し、Trello上では各プロジェクト内の細かいタスクを管理します。

Torelloにボード追加したものは、Wunderlist上では「Trello移行済」スタックに移します。

[

より便利に使い倒す

クライアントアプリ

Trelloはその筋ではすでに結構話題になっているので、対応するアプリも良いものが出始めています。

基本はWebブラウザで見るのがよいと思いますが、Windows8以上であればMicrosoftストアにある「ABoards for Trello」がオススメ。余計なUIが削ぎ落とされていて、シンプルにタスクが把握できます。 私の貧弱なモバイルPCでも動く程度には、動作も安定しています。

Googleカレンダー連携

カードに期限日を登録することで、Googleカレンダーにそのカードを自動的に表示させることができます

やり方は適当にググってください。

チーム連携

私はプロジェクトごとに担当アカウントを振り分けているのですが、同様にTrelloでも複数アカウントを作りました。

Trelloでは、チーム管理機能も魅力の1つ。複数人で1つのボードを見る/編集することも出来ます。

正式にタスク管理ツールとして採用している企業も増えてきているようです。

プラグインの活用が必須

便利なプラグイン

ガントチャートを自動的に作ってくれるプラグイン

もちろんGoogle DriveGitHubなどとの連携もできます。Slackも。 SNSはすこし弱いかな。

物足りない機能も

私にとってTrelloで唯一の難点は、ボード(プロジェクト)をまたいでカードを抽出・ソートすることができないこと。 いろいろタスクはあるけど、どれからやるんだっけ?といった時に、いまは全ボードを見返す必要があります。 これを一気にまとめて見れると嬉しい。

とはいえ実際のところ、「ホットな」プロジェクトは同時期にせいぜい2~3個程度なので、そこまで困ってはいませ。 プラグインが出るまで気長に待つ感じですかね。 1

GTDにピッタリ

最後に、Trelloではなく、タスク管理全般のお話。

Doneタスクの使い方

これまで「Done(完了)」リストの扱いについてよく分かっていませんでした。 単なるToDoリストのように、終わったんなら削除(or非表示orアーカイブ)すればいいじゃん、と思っていたのです。 仕事で使う同様のタスク管理ツールでも、完了したものは非表示にする設定がデフォルトだったので、そんなもんかと思っていました。

しかしTrelloを使い始めて分かりました。

カード型タスク管理では、終わったタスクが見えていないと、進捗が分からないんですね。 最低限「次に実行するべきタスク」さえ分かればプロジェクトが止まることはありませんが、それが分からなくなった(迷った)ときに、プロジェクトにおける現在の立ち位置を知る必要があります。

WBS (Work Breakdown Structure)のようにタスクを一覧にするならば、プロジェクト全体像と進捗が常に見えるのですが、カンバンあるいはGTDのように、ToDo Doing Doneで分類すると、Doneに残しておく必要があることが分かりました。

単純に「できたことリスト」を眺めるだけでも、やる気アップの効果がありそうです。

Doingリストの使い方

Doingリストについては、以下の記事が大変参考になります。

Doingリストは、その作業が完了するときには手順書の代わりになるレベルまで細かく手順を書き記すのがよい、とされています。 これは私も同意ですが、ToDODoneのタスクとの粒度の差が激しくなってしまうのが気になるところ。

たとえば「ブログを書く」というToDoタスクが1つあったとして、実際の作業時には、このタスクをさらに細分化します。

  • 構成をきめる
  • 下書き
  • 公式サイトをチェック
  • 他のブログのレビュー記事を読む
  • キャプチャ画像を撮る
  • 校正

とか。Doingとしては、これでもまだ荒いですね。

Trelloベースで、Doingだけもう1階層深く書けるようなタスク管理ツールがあれば、最強なのにな。

みんなのトレロ

こちらにインストラクションあります。

まとめ

管理ばかりしていないで実行しろ、と自分でも思いますが、タスクが整理できるとやる気になるのも事実。 管理は最低限にして、「ディープワーク」2をする時間を多く取ることを目指します。 さて、「ブログを書く」タスクをDoneに移動しなければ。


  1. カードをアサインすればできるっぽいけど、イマイチよく分からない。

  2. 「ディープワークとシャローワーク」については、詳しくはこちら